a dignitary in the attic: Draft: Menjadi Seminar Online Organizer

Keyword:

Membuat no registrasi dengan google form dan google sheets
Mengirim no registrasi ke peserta menggunakan Autocrat
Membatasi akses google form hanya kepada peserta yang memiliki no registrasi
Mengirim sertifikat hanya pada peserta yang memenuhi nilai persyaratan
Autocrat set merge condition nilai minimal

Membuat folder khusus

Buat folder khusus di google drive:

Buat subfolder:

1. Pendaftaran

2. Registrasi ulang

3. Post test dan sertifikat

Pendaftaran

1. Buat google form untuk pendaftaran.

Isian:
   Nama
   No WhatsApp
   Lain-lain.

2. Isi data dummy untuk meng-generate sheets (responses)

3. Buat sheet baru untuk meng-generate no registrasi

Isi dengan data yang ada di sheet "Form Responses 1"

Nama

No WhatsApp

={'Form Responses 1'!B2:B}

'Form Responses 1'!B2 mengacu pada sheet Form Responses 1 di kolom B2 untuk Email, C2 untuk nama, dan D2 untuk No WhatsApp.

:B supaya baris di bawahnya ikut terus

{....} supaya otomatis terisi kalau ada data baru terinput (melalui google form).

4. Buat kolom baru:

D = untuk ambil satu (1) huruf depan dari Nama

=left(B2,1)

E = untuk ambil empat (4) angka belakang dari No WhatsApp

=right(C2,4)

F = mengkombinasikan D dan E untuk memperoleh nomer registrasi

=D2&""&E2

*emailnya ga kesensor. Hahaha. Tak apalah.

5. Drag kolom D E F sepanjang yang diperlukan

6. Buat slides file (autocraft butuh dokumen untuk di-attach) dengan <<blabla>> di halamannya.

Add-ons Autocrat

1. Buka Autocrat

2. Beri nama job-nya.

3. Pilih template yang tadi dibuat di slides.

4. Pilih tab No registrasi, merge no registrasi (hanya untuk lampiran)

5. Isi file setting dengan nama PDF poster yang akan dibuat. Type-nya diganti PDF, dll lihat gambar.

6. Buat folder untuk menyimpan PDF poster (nanti bisa dihapus)

7. Pilih folder (no 6) untuk menyimpan PDF poster

8. Skip no 6 di Autocrat

9. Skip no 7 di Autocrat

10. Pilih share

11. Buat draf email konfirmasi

12. Add triger (setiap ada yang isi form, akan langsung menerima email konfirmasi dengan nomer registrasi)

13. Klik SAVE

TRIAL:

1. isi form Pendaftaran yang tadi dibuat

2. Cek email

ada nomer registrasi.

Saat ada yang mendaftar maka nomer registrasi ini ter-generate, nanti akan ada banyak no registrasi yang akan digunakan sebagai passcode untuk masuk ke acara seminar.

Data peserta dummy:

Membuat data passcode untuk registrasi ulang di sheet baru (data passcode)

*dibuat setelah pendaftaran tertutup

formula excel:

di kolom D2

=CONCATENATE(C2,"|")

di kolom D3

=CONCATENATE(D2,C3,"|")

drag kolom D selanjutnya

copy kolom D terakhir (D8)

Membuat form registrasi ulang dengan passcode di folder Registrasi ulang

1. Letakkan link acara pada confirmation message

2. Buat isian Nama dan Nomer registrasi (semua required). Untuk nomer registrasi, pilih data validasi.

3. Isi ketentuan validasi. Pada pattern, paste data passcode yang tadi di-copy dari sheet Data passcode.

TRIAL form registrasi ulang:

1. Kalau no registrasi tidak terdaftar

2. Jika terdaftar akan sampai pada laman confirmation message yang ada link acara :D

Sertifikat

Setelah acara, maka post test untuk menentukan apakah peserta mendapatkan sertifikat atau tidak.

1. Buat form di folder Posttest dan sertifikat. Lengkapi dengan no registrasi dan nama untuk sertifikat.

2. Buat kuis. Tentukan batas nilai minimal untuk mendapat sertifikat. Misalnya minimal 3 soal dijawab benar. Maka 3/5*100% = 60%. Mendapat sertifikat jika nilai di atas 59%.

3. Isi form untuk meng-generate form.

4. Membuat bank data dari data registrasi (no registrasi dan nama). Paste special di sheet Pendaftaran

5. Copy lagi dan di paste di sheet "Post test dan sertifikat". Ini dilakukan untuk kontrol. Tapi posisi Nama & no registrasi dibalik (tapi ini karena aku tidak tahu formulanya sih)

6. Buat sheet "hasil" untuk mengolah nilai sebagai syarat sertifikat.

7. isi formula pada masing-masing kolom. A, C, D, dan E mengikuti sheet Form Rsponses 1 (pada file Post test).

8. Kolom validasi menggunakan formula vlookup dengan range yang ada di sheet bank data

=vlookup(A2,'Bank data'!A2:B8,2,0)

9. Mengubah nilai score menjadi %

=left(E2,find("/",E2)-1)/(right(E2,len(E2)-find("/",E2)))

kalau belum dalam bentuk persen, klik % di bawah Format.

10. Menentukan lulus atau tidak dengan =IF

=if(F2>59%,"YES","NO")

11. Drag F dan G sesuai kebutuhan

+ E (pada formula vlookup, ada kolom yang dikunci $..$)

12. Buat sertifikat di slides

13. Buka file post test (responses) lagi untuk lauch Autocrat di sheet "Hasil". Isi seperti pada langkat mengisi Autocrat sebelumnya.

14. Langkah penting ada pada step 7 (Set merge condition). Isi dengan persyaratan menerima sertifikat (hanya peserta dengan hasil YES yang mendapat sertifikat)